Variabilní symbol та нумерація рахунків 2026
Дізнайтеся, як обрати variabilní symbol, налаштувати безперервну серію номерів і формат номерів рахунків без прогалин для перевірки фінансового управління.
Що таке variabilní symbol і чому не варто відмовлятися від нумерації
Що таке variabilní symbol
Variabilní symbol (VS) — це числовий ідентифікатор платежу, за яким банк зіставляє вхідний платіж із конкретним документом. Він має максимум 10 цифр — лише цифри, без літер, пробілів чи дефісів. Довший або нечисловий VS банк відхилить або автоматично скоротить, і платіж тоді не буде зіставлено.
Чому як VS використовують номер рахунку
Звична практика — встановити VS, що збігається з номером рахунку. Клієнт при оплаті переписує VS з рахунку, а ви (або бухгалтерська програма) потім автоматично призначаєте платіж до конкретного документа за тим самим номером — без ручного пошуку, хто і за що заплатив. Номер рахунку таким чином виконує подвійну роль: ідентифікує документ в обліку і платіж на рахунку.
Серія номерів повинна бути безперервною
Нумеруйте рахунки в одній безперервній серії — без прогалин, без пропусків і без подальшого видалення виданих номерів. Якщо ви сторнуєте рахунок або клієнт відмовляється від замовлення, номер не можна звільняти для іншого рахунку — ви виставляєте до нього виправний податковий документ (добропис), і серія номерів залишається цілісною. У платників ПДВ обліковий номер податкового документа є одним з обов'язкових реквізитів згідно з § 29 п. 1 літ. e) закону № 235/2004 Зб., про податок на додану вартість. У неплатників ПДВ закон цього прямо не встановлює, але безперервний облік — основа того, щоб при перевірці ви могли обґрунтувати свої доходи — див. декларацію з ПДВ та часті помилки OSVČ. Детальний огляд усіх обов'язкових даних рахунку знайдете у статті про реквізити рахунку.
Який формат номера обрати
Найпоширеніші два формати:
- 2026001, 2026002, 2026003… — рік + три цифри, підходить приблизно до 999 рахунків на рік.
- 20260001, 20260002… — рік + чотири цифри, з запасом на тисячі документів на рік.
Обидва формати мають 7–8 цифр, тож без проблем вписуються в ліміт 10 цифр для variabilní symbol. На початку кожного календарного року нумерацію перезапускаєте з першого порядкового номера — на початку змінюється лише рік.
Прогалина в серії номерів приверне увагу фінансового управління
Відсутній або пропущений номер рахунку — один із перших сигналів під час перевірки, що могли існувати незадекларовані доходи. Згідно з § 92 п. 3 податкового кодексу (закон № 280/2009 Зб.) тягар доказування лежить на вас — вам доведеться пояснити, чому в серії відсутній конкретний номер. Безпечне рішення: ніколи не видаляйте рахунок і не пропускайте його номер. Сторнований або помилково виставлений рахунок скасуйте виправним документом (добропис) зі збереженням оригінального номера в серії. Подробиці щодо обліку та перевірок знайдете на сайті Фінансового управління.
Як налаштувати нумерацію в програмі для фактурації
Налаштування серії на початку року
У більшості інструментів для фактурації (наприклад, iDoklad або Fakturoid — порівняння див. iDoklad проти Fakturoid) ви один раз на початку року вводите формат номера і початкове значення, а програма потім автоматично генерує наступні номери і стежить за безперервністю серії за вас. Огляд інших інструментів знайдете в порівнянні програм для фактурації.
Кілька серій для різних типів документів
Для наочності поширено вести окремі серії номерів за типом документа, кожну з власним лічильником:
- Звичайні рахунки — наприклад, 2026001, 2026002…
- Авансові рахунки — наприклад, ZF2026001, ZF2026002…
- Виправні документи / добропис — наприклад, OD2026001, OD2026002…
Таким чином серії ніколи не перетинаються, і одразу за префіксом можна визначити тип документа. Як практично покроково виставити рахунок, описує інструкція як виставити рахунок.
Перевірка перед надсиланням
Перед надсиланням рахунку перевірте в програмі, що запропонований номер справді продовжує останній виданий документ — ручні зміни номера, наприклад при виправленні помилки, є найчастішою причиною прогалин у серії.